Proceso Administrativo
1. ¿En qué consiste el proceso administrativo?
El proceso administrativo es el conjunto de actividades que la dirección de la empresa debe acometer para cumplir sus funciones. Se desarrolla en dos ciclos: Un ciclo mecánico que incluye las etapas de planificación y organización. Un ciclo dinámico que incluye las etapas de dirección y control.
2. ¿Por qué es importante?
Los procesos administrativos son importantes porque cumplen un papel relevante en la dirección de una compañía, ya que marcarán los lineamientos a seguir para alcanzar los objetivos establecidos por la dirección en un periodo determinado. Además de que se tendrán los elementos para una mejor toma de decisiones.
Fases y etapas:
1. Fase mecánica.
Incluye:
-Planeación.
-Organización.
2. Fase dinámica.
Incluye:
-Integración.
-Dirección.
-Control.
Etapa de planeación:
¿Qué se hace en esta etapa?
La planeación es la base del proceso administrativo, esta fase consiste en formular planes que servirán de guía para el accionar de la organización de manera eficiente. Planear implica establecer objetivos y cursos de acción para alcanzar dichos objetivos que contribuirán al éxito de la organización.
¿Por qué es importante?
La planeación es importante porque permite trazarnos de manera clara objetivos y qué debemos hacer para lograr alcanzarlos.
-Precisión.
-Flexibilidad.
-Unidad.
-Consistencia.
-Rentabilidad.
-Participación.
Elementos de planeación:
-Misión:
La misión de una empresa se define como la razón principal por la cual esta existe, es decir, cuál es su propósito u objetivo y cuál es su función dentro de la sociedad.
-Visión:
La visión de una empresa describe a dónde quiere llegar y cómo quiere ser percibida en el futuro.
-Objetivos:
Los objetivos constituyen lo que se quiere alcanzar, la solución de los problemas detectados, la situación en que deberá encontrarse la institución una vez cumplidas las estrategias y acciones propuestas.
-Políticas:
Las políticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan el pensamiento de los administradores en la toma de decisiones. Su propósito es asegurar que las decisiones no rebasen ciertos límites.
-Reglas o normas:
Son enunciados o interpretaciones generales que orientan el pensamiento de los administradores para tomar decisiones, sobre un proyecto dentro de una empresa.
-Estrategias:
Las estrategias son planificaciones que se llevan a cabo con la finalidad de cumplir un objetivo o de alcanzar una meta.
-Procedimientos:
Los procedimientos son planes que establecen un método requerido para manejar las actividades futuras de una empresa.
-Presupuestos:
Un presupuesto es un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.
-Programas:
Comprenden la planificación con respecto al tiempo en que se deben ejecutar las acciones que guían los objetivos.Etapa de organización
¿Qué se hace en esta etapa?
El siguiente paso consiste en distribuir las tareas y responsabilidades entre los diferentes grupos de trabajo que componen la empresa. Este es el proceso de división de labores en grupos, los cuales deben estar interconectados y trabajar de forma conjunta.
Esta parte del proceso está íntimamente ligada a las habilidades de cada trabajador y los recursos físicos que la empresa posee. El propósito principal de la organización es asignar objetivos específicos a cada actividad de la compañía.
¿Por qué es importante?
Aquello es importante, ya que elimina la duplicación de esfuerzos para cada tarea. Además, la estructura establecida refleja los objetivos y planes de la empresa. Con aquel conocimiento, cada tarea puede llevarse a cabo con un mejor costo y un mayor nivel de satisfacción por parte de cada colaborador.
Principios de organización
· Orientación a objetivos.
· Especialización.
· Jerarquía.
· Unidad de mando.
· Difusión.
· Tramo de control.
· Coordinación.
· Comunicación.
Aquello es importante, ya que elimina la duplicación de esfuerzos para cada tarea. Además, la estructura establecida refleja los objetivos y planes de la empresa. Con aquel conocimiento, cada tarea puede llevarse a cabo con un mejor costo y un mayor nivel de satisfacción por parte de cada colaborador.
· Orientación a objetivos.
· Especialización.
· Jerarquía.
· Unidad de mando.
· Difusión.
· Tramo de control.
· Coordinación.
· Comunicación.
Elementos de organización:
Existen ciertos elementos que conforman la mayoría de las organizaciones, estos suelen ser:
¿Qué es un Organigrama?
Aquello es importante, ya que elimina la duplicación de esfuerzos para cada tarea. Además, la estructura establecida refleja los objetivos y planes de la empresa. Con aquel conocimiento, cada tarea puede llevarse a cabo con un mejor costo y un mayor nivel de satisfacción por parte de cada colaborador.
¿En que consiste la departamentalización?
Así pues, podemos definir la departamentalización como aquel proceso en el que se combinan unidades funcionales denominadas departamentos en función de su área de especialización, para lograr los objetivos de la empresa.¿Qué es la centralización y descentralización?
Centralización y descentralización son dos términos que se refieren a dos modelos de administración y control de la autoridad, que se contraponen, y que pueden ser aplicadas, una u otra, en una organización, departamento o sistema político.Por su parte, la centralización indica la acción de concentrar la autoridad, es decir, la toma de decisiones recae o se centraliza sobre una persona o grupo en específico de individuos, a fin de optimizar el sistema de trabajo de una organización o administración de una empresa.
¿Qué es un cuadro de distribución de trabajo o funciones?
Describe las actividades de una unidad administrativa, las tareas asignadas a cada persona y sus tiempos de ejecución. Se utiliza para efectos de análisis y evaluación, cargas de trabajo y productiva de la unidad de estudio.Etapa de integración de personal:
¿En qué consiste o qué se hace en esta etapa?
En esta etapa, se busca optimizar y mejorar los procesos internos de la organización, con el objetivo de lograr una mayor eficiencia y productividad en el trabajo.
¿Por qué es importante?
La importancia de la integración del personal radica, a su vez, en que es un momento idóneo para incentivar las conexiones entre las personas que integran la organización, lo que conducirá a un ambiente laboral sano.
Principios de integración
Los principios de la integración son: La calidad del servicio que depende de la selección apropiada de recursos (humanos y materiales) Información: para la satisfacción de necesidades y tomar decisiones por lo cual debe ser oportuna y veraz.
Etapas de la Integración
RECLUTAMIENTO: Tiene por objeto hacer de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciéndolos conocidos a la misma, como despertando en ellos el interés necesario
SELECCIÓN: Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos aquellos que para cada puesto concretos sean los más aptos.
INTRODUCCIÓN: Tiene por fin articular y armonizar el nuevo elemento al grupo social del que formara parte en la forma más rápida y adecuada.
DESARROLLO: Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene para obtener su máxima realización posible.
Por el reclutamiento se hace de un extraño un candidato, por la selección se toman de los candidatos a los buenos candidatos solamente, por la introducción se hace del buen candidato un empleado y por el desarrollo se hace del empleado o trabajador un buen empleado.
INDUCCION
La inducción de personal es el proceso por el cual un empleado adquiere los conocimientos necesarios para manejarse dentro de la empresa e integrarse plenamente en su funcionamiento. Esta fase inicial está detrás del éxito o del fracaso de muchas carreras profesionales.CAPACITACION DE PERSONAL
La capacitación de personal dentro del mundo empresarial son las acciones formativas que una empresa pone a disposición de sus trabajadores para que obtengan más conocimientos y habilidades a la hora de desarrollar su puesto de trabajo. El objetivo de esta capacitación es conseguir que los trabajadores estén lo mejor formados posible y en consecuencia puedan usar ese conocimiento en la empresa para producir más.
Etapa de dirección o ejecución
¿En qué consiste o qué se hace en esta etapa?
La dirección es la etapa del proceso administrativo con la que se busca influir positivamente en las personas que integran la organización con el objetivo de incrementar su contribución a las metas grupales.
¿Por qué es importante?
Es importante porque a través de ella se logra motivar al capital humano, se pone en práctica lo establecido en la planeación y organización, además de que se toman decisiones relevantes para lograr que la empresa alcance sus propósitos en el futuro.
Principios de dirección:
Los principios de la dirección empresarial son las normas y los valores que orientan a una organización (tanto a su estructura como a sus empleados), mediante diferentes actividades y tareas que lidera el área directiva.
Elementos o medios que se utilizan para dirigir a los empleados:
La dirección comprende una serie de elementos como la toma de decisiones, la comunicación, la motivación y el liderazgo. Mediante la toma de decisiones se elige la alternativa óptima para lograr los objetivos de la organización; a través de la comunicación se trasmite y recibe la información se obtiene comportamientos, actitudes y conductas del personal para trabajar eficientemente y de acuerdo con los objetivos de la empresa y, por último, el liderazgo se utiliza para influir, guiar o dirigir a un grupo de personas, éste incluye el poder, la autoridad, la supervisión, la delegación y el mando.
Etapa de control
¿En qué consiste o qué se hace en esta etapa?
Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.
¿En qué consiste o qué se hace en esta etapa?
La dirección es la etapa del proceso administrativo con la que se busca influir positivamente en las personas que integran la organización con el objetivo de incrementar su contribución a las metas grupales.
¿Por qué es importante?
Es importante porque a través de ella se logra motivar al capital humano, se pone en práctica lo establecido en la planeación y organización, además de que se toman decisiones relevantes para lograr que la empresa alcance sus propósitos en el futuro.
Principios de dirección:
Los principios de la dirección empresarial son las normas y los valores que orientan a una organización (tanto a su estructura como a sus empleados), mediante diferentes actividades y tareas que lidera el área directiva.
Elementos o medios que se utilizan para dirigir a los empleados:
La dirección comprende una serie de elementos como la toma de decisiones, la comunicación, la motivación y el liderazgo. Mediante la toma de decisiones se elige la alternativa óptima para lograr los objetivos de la organización; a través de la comunicación se trasmite y recibe la información se obtiene comportamientos, actitudes y conductas del personal para trabajar eficientemente y de acuerdo con los objetivos de la empresa y, por último, el liderazgo se utiliza para influir, guiar o dirigir a un grupo de personas, éste incluye el poder, la autoridad, la supervisión, la delegación y el mando.
Etapa de control
¿En qué consiste o qué se hace en esta etapa?
Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.
¿Por qué es importante?
El control ayuda a que la empresa pueda tomar medidas correctivas, de acuerdo al cronograma preestablecido, para evitar contingencias o pérdidas a futuro.
Principios de control:
Los principios de control administrativo son: Equilibrio, de los objetivos, de la oportunidad, de las desviaciones, de excepción, de la función controlada, del carácter administrativo del control, de los estándares, del carácter del control y del principio de excepción.
Tipos de control:
Tipos de control administrativo
a. Preliminar
En primer lugar, el control preliminar es el control que se efectúa de manera previa a que se ejecute una tarea. De esta forma, se espera que la tarea se realice de forma adecuada conforme a los recursos humanos, materiales y financieros disponibles en la planificación.
En otras palabras, el control preliminar se realiza para tener mayor certeza de que los resultados que se alcancen respondan a los resultados planificados. En este tipo de control el establecimiento de las políticas empresariales es fundamental para dirigir las acciones que se emprenderán en el futuro.
Así mismo, se anticipa a los problemas que se puedan presentar. Su función es garantizar que todo se realice sin ningún tipo de riesgo. Por esa razón, se verifica que exista disponibilidad de los recursos requeridos y el costo que esto implica.
b. Concurrente
En segundo lugar, el control concurrente es el que se usa en el momento que se están realizando los procesos. Este control verifica que todas las tareas se realicen de forma óptima. Exige un proceso de supervisión continua en todas las etapas.
Básicamente, el supervisor verifica el trabajo de sus subordinados para garantizar que todo se realiza de forma adecuada. Se supervisa todo el trabajo para determinar errores en el tiempo oportuno. Esto permite garantizar la seguridad y la calidad de cada una de las etapas del proceso.
c. De retroalimentación
En tercer lugar, el control de retroalimentación se efectúa al finalizar todo el proceso o toda la actividad. Su propósito principal es obtener información sobre cómo es el desempeño de todo el proceso. Con esta información se pueden implementar mejoras o retroalimentar todo el proceso.
Etapas del proceso de control:
· Establecer estándares: En esta fase inicial se afinan y definen los parámetros de medición o evaluación, sin los cuales sería imposible saber qué tan bien o mal sale el producto.
· Evaluación del desempeño. La medición propiamente dicha de los procesos organizacionales.
· Comparación de desempeño. Se cotejan los márgenes esperados del desempeño con aquellos obtenidos, se los compara con los estándares iniciales para determinar el margen de éxito u error.
· Acción correctiva. Se elabora un informe que registre todo lo anterior y se arrojan las acciones necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso, como determinar a qué altura de la estructura empresarial están los problemas y cuáles son sus posibles soluciones.
Herramientas de control:
Graficas de Gantt
CPM-PERT
Comentarios
Publicar un comentario